Faut-il se mettre aux AG en ligne ?

Organiser des assemblées générales (AG) de copropriétaires peut être chronophage. Il faut convoquer les participants, s’assurer du bon déroulement de la réunion, rédiger des procès-verbaux etc. Et si on vous disait qu’il était possible d’organiser vos AG en ligne et de gagner un temps précieux sur vos autres missions? Ce format s’est particulièrement développé pendant la crise sanitaire et continue d’être pertinent dans un contexte de digitalisation toujours plus important des processus. Découvrez dans cet article en quoi consiste une AG et en ligne !

AG en ligne : est-ce légal ? 

D’après le média Les informations rapides de la copropriété, “Il aura fallu attendre la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, dite loi ELAN, pour que de nouveaux moyens alternatifs de participation soient proposés avec le vote par correspondance, bien connu, et la visioconférence.” Toutefois, la tenue d’une AG à distance doit avoir été validée en AG préalablement.

Pendant la crise sanitaire, des dérogations ont été mises en place (du 25 mars 2021 au 31 juillet 2022), afin de pouvoir organiser des AG en visioconférences sans qu’elles soient préalablement validées en AG.

En 2025, les AG en ligne sont donc autorisées, mais les copropriétaires doivent d’abord voter en AG pour le principe et le système à mettre en place. En d’autres termes, le syndic n’a plus le droit d’imposer les AG dématérialisées.

Pourquoi passer d’une AG en présentiel à une AG en ligne ? 

Dématérialiser les documents de ses assemblées générales présente bien des atouts.

Augmentation de la participation aux AG

Une étude de CLCV (Association nationale de défense des consommateurs et usagers) montre que le taux de participation des copropriétaires aux AG est d’environ 50 %. Bien que le nombre de participants n’empêche pas la tenue d’une AG, un absentéisme important peut ralentir les prises de décision sur les sujets importants qui sont votés à la majorité absolue, double majorité et à l’unanimité (travaux de transformation ou d’amélioration, modification du règlement de copropriété, modification de la répartition des charges). Dans ce contexte, l’augmentation de la participation aux AG est un enjeu clé pour les syndics ou administrateurs de biens s’ils veulent pouvoir avancer correctement sur leurs projets.

Or, les AG en ligne augmentent le taux de participation aux AG et réduisent le taux d’absentéisme. En effet, les copropriétaires peuvent accéder aux réunions quelles que soient leur situation géographique ou contraintes physiques.

Gain de temps pour toutes les parties prenantes

Nous l’avons dit plus haut, l’organisation d’une AG peut être chronophage : envoi des convocations, comptage des voix, rédaction du procès-verbal d’AG. Il en va de même pour les copropriétaires qui doivent se déplacer physiquement sur le lieu de la réunion s’ils ne sont pas présents sur place le jour J. En dématérialisant l’AG, les syndics comme les copropriétaires gagnent du temps sur tous ces aspects.

Les inconvénients d’une AG en ligne 

Les AG en ligne peuvent toutefois présenter certaines limites : 

• les copropriétaires doivent disposer du matériel numérique nécessaire pour se connecter à internet et assister à la visioconférence ; 
• les échanges peuvent être moins qualitatifs en cas de mauvaise connection internet ; 
• certains éditeurs de logiciels peuvent être onéreux : or, ce sont les copropriétaires qui doivent le financer.

Quelles sont les conditions pour faire une AG en ligne ? 

Une AG en ligne ne s’improvise pas ! Voici les étapes obligatoires à suivre : 

• le système de visioconférence doit permettre l’identification de tous les participants (à minima la voix) ; 
• la retransmission doit être en simultanée (en direct) ; 
• et continue (sans interruptions).

Les innovations apportées aux AG grâce à la digitalisation des processus

De manière plus générale, la digitalisation transforme la gestion des AG en apportant des outils plus performants et automatisés. En voici quelques exemples :

• Suivi des décisions en temps réel avec un plan d’action post-AG
• Classement automatique des documents grâce à l’IA
• Accès facilité aux PV et règlements via une recherche intelligente
• Vote électronique interactif et calcul automatique des voix
• Gestion simplifiée du quorum et des procurations
• Dématérialisation complète des processus (convocations, signatures, relances automatisées)

Ces innovations permettent aux syndics et copropriétaires de gagner en efficacité et en transparence dans la gestion de leurs copropriétés.

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