L’ordre du jour est la colonne vertébrale de toute assemblée générale en copropriété. En effet, il s’agit du document qui liste les différents points et sujets à aborder en AG. Quel format doit-il adopter ? Peut-il être modifié ? Que doit-il contenir ? Si vous êtes syndic ou gestionnaire de biens, ne passez pas à côté de cet article car vous en êtes responsable. Pour les copropriétaires, c’est aussi utile pour comprendre quel rôle vous pouvez jouer dans la vie de l’immeuble !
Qu’est-ce qu’un ordre du jour d’assemblée générale de copropriété ?
L’ordre du jour d’assemblée générale est un document officiel qui liste tous les points, sujets et les questions qui vont être abordés, discutés puis votés pendant l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. L’ordre du jour contient des points récurrents, tels que l’approbation du budget annuel, la nomination de certains responsables ; et d’autres plus spécifiques, tels que la résolution de problèmes plus ou moins urgents (conflit de voisinage, dégât des eaux etc.).
Bon à savoir 💡
En cas d’assemblée générale extraordinaire, l’ordre du jour est plus succinct car il s’agit d’aborder un sujet pressant tel que la réparation d’un équipement en cas de panne.
A quoi sert l’ordre du jour en assemblée générale des copropriétaires ?
L’ordre du jour en assemblée générale des copropriétaires est donc indispensable puisqu’il permet de formaliser les différents points à traiter, de les soumettre à délibération puis à un vote. Sans ordre du jour, il n’y a tout simplement pas d’AG, pas de discussions, pas de vote, et donc pas d’avancées. L’ordre du jour permet de structurer le dialogue et de faire émerger des prises de décisions claires et votées démocratiquement.
Bon à savoir 💡
Parmi les copropriétés françaises, 89 % comptent moins de 50 lots, ce qui influence souvent la préparation de l’ordre du jour et les dynamiques décisionnelles
Qui établit l’ordre du jour d’assemblée générale copropriété ?
C’est le syndic qui est tenu par la loi d’élaborer l’ordre du jour de l’assemblée générale en concertation avec le conseil syndical à l’occasion d’une réunion de préparation. Toutefois, rien dans les textes n’indique une quelconque sanction si le syndic définit l’ordre du jour sans lui, en autonomie.
Le syndic est également chargé d’envoyer les convocations aux copropriétaires au moins trois semaines avant la date de l’AG.
Les copropriétaires peuvent-ils inscrire leurs questions à l’ordre du jour ?
D’après LegalPlace “Les experts en droit immobilier s’accordent à dire que la rédaction de l’ordre du jour d’une assemblée générale de copropriétaires ne doit pas être entièrement laissée entre les mains du syndic. En effet, cela pourrait priver les copropriétaires d’un vrai débat sur les priorités de leur copropriété. Cela risque également de biaiser les points de vue ou de faire passer les copropriétaires à côté des questions centrales.”
C’est pourquoi il est important en tant que copropriétaire de participer à l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale.
C’est tout à fait possible, à condition de respecter quelques règles :
- le ou les copropriétaires peuvent notifier la ou les questions à aborder en AG au syndic afin qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour
- le délai pour procéder est de 21 jours avant la tenue de l’AG
- la demande doit être écrite et envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception (pas de mail)
- la formulation de la question doit être rédigée de façon à donner lieu à un vote positif ou négatif (pas de question ouverte)
- le courrier doit contenir les documents nécessaires (devis, plans de travaux)
Bon à savoir 💡
Si la demande ne respecte pas les délais mentionnés, le sujet sera inscrit à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Est-il possible de modifier l’ordre du jour ?
Comme vu plus haut, les copropriétaires peuvent modifier l’ordre du jour en amont de la réunion, en ajoutant des points, s’ils respectent les délais et pré-requis.
Toutefois, une fois que l’ordre du jour est communiqué aux copropriétaires, il est déconseillé de le modifier. C’est techniquement possible en dernière minute ou en cours d’AG, puisque le syndicat de copropriété a un pouvoir d’amendement et le président de la séance est autorisé à demander des informations supplémentaires avant une délibération. Mais la séance risque de s’éterniser.
Que doit contenir l’ordre du jour d’assemblée générale copropriété ?
L’ordre du jour d’assemblée générale comporte des éléments obligatoires et facultatifs.
Voici les points obligatoires à inscrire à l’ordre du jour de l’AG :
- liste des questions et points à soumettre au vote
- désignation du président, des scrutateurs et du secrétaire de séance
- l’approbation des comptes et l’adoption du budget prévisionnel
- la désignation du syndic et des conseillers syndicaux si leur mandat arrive à échéance
- les montants des marchés et contrats à partir desquels la saisine du conseil syndical et une mise en concurrence sont obligatoires
- le taux de la cotisation pour le fonds de travaux
- la souscription d’un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile
- les documents annexes comme les comptes, devis de maintenance d’ascenseur etc.
