Tout sur le procès verbal assemblée générale copropriété

Le procès verbal d’assemblée générale est un document central dans la vie de la copropriété. Pourquoi est-il si important ? Comment s’assurer de réaliser un procès-verbal d’assemblée générale conforme ? On fait le point avec genius.

Qu’est-ce qu’un procès verbal d’assemblée générale en copropriété ? 

Le procès verbal d’assemblée générale copropriété est un document qui synthétise les décisions prises lors d’une assemblée générale réunissant les copropriétaires. Il doit obligatoirement être rédigé durant chaque AG par le syndic de copropriété puis est consigné au sein d’un registre afin de pouvoir être consulté à tout moment par un copropriétaire.

Que contient un procès verbal d’assemblée générale ? 

Plus précisément, un procès verbal d’assemblée générale en copropriété doit contenir les éléments suivants, conformément à l’article 17 du décret 67-223 du 17 mars 1967 : 

• résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ; 
• noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant
• réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions
• incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote
• indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire
• annexion de la feuille de présence de l’AG au procès verbal

A quoi sert le procès verbal assemblée générale copropriété ? 

Le procès verbal d’assemblée générale est le point de départ de tout projet en copropriété. 

En effet, c’est durant les assemblées générales annuelles (tous les 6 mois) ou extraordinaires (en cas de danger imminent par exemple), qu’ont lieu les prises de décisions importantes de la copropriété, telles que : 

• les travaux de rénovation énergétique ; 
• la répartition des budgets : 
• le choix des prestataires pour les contrats de maintenance d’ascenseur ; 
• l’autorisation de travaux dans les parties privatives affectant les parties communes etc.

Ces projets sont votés à la majorité simple, absolue, unanime ou à la double majorité selon la nature des travaux. Le procès verbal d’assemblée générale vient consigner le résultat des votes. Il a donc une valeur juridique sur laquelle s’appuyer en cas de litige ou de contestation.

Qui est responsable du procès verbal d’assemblée générale ? 

C’est le syndic de copropriété qui doit rédiger le procès verbal d’assemblée générale et le consigner dans un registre. Par ailleurs, il doit en livrer une copie si un copropriétaire en fait la demande.

Toutefois, d’autres acteurs sont impliqués dans le procès verbal puisque, à l’issue de l’AG et dans les 8 jours qui suivent sa tenue, sont obligés de signer le document : 

• le président de séance de l’assemblée générale
• le secrétaire
• le scrutateur (personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d’un scrutin)

Le procès verbal d’assemblée général est-il obligatoire ? 

Oui, le procès verbal d’AG doit obligatoirement être rédigé durant chaque AG. 

Par ailleurs, voici d’autres obligations auxquelles est soumis le syndic en ce qui concerne le PV d’AG : 

• le PV d’AG doit être adressé aux copropriétaires (on appelle cela la “notification”) dans un délai d’un mois par lettre simple ou bien en recommandée avec accusé de réception pour les copropriétaires opposants, absents ou encore par mail pour les copropriétaires ayant fait une demande d’envoi par voie électronique ; 
• certaines décisions prises durant l’AG et consignées dans le PV d’AG doivent être affichées par le syndic dans le hall de l’immeuble pendant un mois afin d’informer les occupants de l’immeuble ; 
• depuis la loi Alur du 23 mai 2019, le syndic doit rendre accessible certains documents sur l’extranet de la copropriété, tels que les trois derniers PV d’assemblée générale.

Quel est le format du procès- verbal d’assemblée générale ? 

Le procès verbal d’assemblée générale copropriété peut être sous format papier ou électronique. On peut trouver des modèles de PV d’AG en ligne. 

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Procès verbal d’assemblée générale : peut-on le contester ? 

Oui, il est possible de contester une ou des décisions prises en AG et consignées dans un PV d’AG. 

Pour ce faire, le copropriétaire : 

• dispose d’un délai de deux mois suivant la notification du PV par le syndic ; 
• il doit faire appel à un avocat afin d’initier un recours auprès du tribunal du lieu de l’immeuble ; 
• et doit notifier le syndicat de copropriétaires de cette démarche.

Les raisons pouvant pousser un copropriétaire à faire un recours sont par exemple : 

• l’absence de document devant être annexé à la convocation ; 
• le non respect du délai légal entre l’envoi de la convocation et la date de l’AG ; 
• une erreur de majorité lors du vote de la décision.

Pour statuer, le tribunal peut : 

• donner raison au copropriétaire et annuler la décision en AG voire tout l’AG et faire payer des frais de dommage et intérêt au syndic ; 
• donner tort au copropriétaire et confirmer la légalité de la décision en AG. C’est alors à ce dernier de payer des frais de dommage et intérêt au motif de recours abusif.

En tant que syndic, il est donc extrêmement important de maîtriser l’art des procès verbaux d’assemblée générale en copropriété, sous peine de se confronter à des problèmes judiciaires et financiers. Contactez Genius pour optimiser vos processus réglementaires et administratifs !