Gérer une ou plusieurs copropriétés, c’est un sacré mille-feuille administratif ! Vos copropriétaires vous demandent l’accès au règlement de copropriété, au carnet d’entretien de l’immeuble, ou encore aux procès-verbaux, et vous ne savez plus où vous les avez rangés ? En 2024, il est essentiel de dématérialiser ces documents afin de gagner en efficacité… et de se mettre en conformité avec la loi ! Genius vous explique tout.
Dématérialisation des documents pour syndic de copropriété : une obligation ?
La dématérialisation des documents liés à la gestion de la copropriété est obligatoire depuis le 1er janvier 2015. Ainsi, le syndic professionnel doit mettre à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical un accès en ligne sécurisé (extranet) aux papiers administratifs relatifs à la gestion de l’immeuble ou de ses lots.
Bon à savoir 💡
Si l’assemblée générale a voté contre cette mesure à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, alors la dématérialisation des documents liés à la gestion de la copropriété n’est pas obligatoire.
Loi élan : la liste des documents à dématérialiser
Les syndics de copropriété sont donc tenus de créer un extranet depuis 2015. Toutefois, la liste des documents à dématérialiser n’est apparue que plus tard, avec la promulgation de la
loi ELAN (évolution du logement, de l’aménagement et du numérique) du 23 novembre 2018. Cette loi vise, entre autres, à simplifier le droit en copropriété. Elle formalise donc via un décret, la liste des documents à dématérialiser obligatoirement.
Bon à savoir 💡
C’est aussi à la loi Élan qu’on doit la possibilité pour les copropriétaires de participer à une assemblée générale en visioconférence et à un vote via un bulletin électronique !
Quels sont les documents à dématérialiser pour un syndic de copropriété ?
Voici les documents que tout syndic doit absolument déposer sur l’extranet de la copropriété.
Documents relatifs à la gestion de l’immeuble
Les documents relatifs à la gestion de la copropriété qui peuvent être consultés par les copropriétaires sont :
- le règlement de copropriété ;
- la fiche synthétique de la copropriété ;
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- les diagnostics techniques en cours ;
- les contrats d’assurance de l’immeuble ;
- les contrats d’entretien et de maintenance des ascenseurs ou autres équipements ;
- les procès-verbaux des trois dernières AG ;
- le contrat de syndic en cours.
Documents relatifs au lot des copropriétaires
Par ailleurs, le syndic doit également dématérialiser des documents relatifs au lot des copropriétaires :
- le compte individuel du copropriétaire ;
- le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel ;
- le montant de la part du fonds de travaux copropriété ;
- les avis d’appel de fonds adressés aux copropriétaires sur les trois dernières années.
💡 Bon à savoir
66 % des propriétaires connaissent l’existence d’un extranet au sein de leur copropriété. Parmi ceux qui le connaissent, 80 % l’ont déjà utilisé ou consulté, ce qui représente 53 % de l’ensemble des propriétaires.
