Syndic de copropriété : dématérialisez vos documents et plus encore !
Sarah Nedjar /
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6 mins de lecture /
Article mis à jour le : 02/12/2024
Table des matières
- Dématérialisation des documents pour syndic de copropriété : une obligation ?
- Loi élan : la liste des documents à dématérialiser
- Quels sont les documents à dématérialiser pour un syndic de copropriété ?
- Documents relatifs à la gestion de l’immeuble
- Documents relatifs au lot des copropriétaires
- Quel est le rôle du syndic de copropriété en cas de travaux ?
- Pourquoi dématérialiser les documents de copropriété ?
- Dématérialiser ses documents pour éviter les sanctions
- Optimiser la gestion de la copropriété des gestionnaires de bien
- Simplifier la vie en copropriété des copropriétaires
- Quelles solutions pour dématérialiser les documents des syndics de copropriété ?
- La solution par défaut
- La solution Genius
- La loi climat et résilience pour les copropriétés
Gérer une ou plusieurs copropriétés, c’est un sacré mille-feuille administratif ! Vos copropriétaires vous demandent l’accès au règlement de copropriété, au carnet d’entretien de l’immeuble, ou encore aux procès-verbaux, et vous ne savez plus où vous les avez rangés ? En 2024, il est essentiel de dématérialiser ces documents afin de gagner en efficacité… et de se mettre en conformité avec la loi ! Genius vous explique tout.
Dématérialisation des documents pour syndic de copropriété : une obligation ?
La dématérialisation des documents liés à la gestion de la copropriété est obligatoire depuis le 1er janvier 2015. Ainsi, le syndic professionnel doit mettre à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical un accès en ligne sécurisé (extranet) aux papiers administratifs relatifs à la gestion de l’immeuble ou de ses lots.
Bon à savoir 💡
Si l’assemblée générale a voté contre cette mesure à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, alors la dématérialisation des documents liés à la gestion de la copropriété n’est pas obligatoire.
Loi élan : la liste des documents à dématérialiser
Les syndics de copropriété sont donc tenus de créer un extranet depuis 2015. Toutefois, la liste des documents à dématérialiser n’est apparue que plus tard, avec la promulgation de la
loi ELAN (évolution du logement, de l’aménagement et du numérique) du 23 novembre 2018. Cette loi vise, entre autres, à simplifier le droit en copropriété. Elle formalise donc via un décret, la liste des documents à dématérialiser obligatoirement.
Bon à savoir 💡
C’est aussi à la loi Élan qu’on doit la possibilité pour les copropriétaires de participer à une assemblée générale en visioconférence et à un vote via un bulletin électronique !
Quels sont les documents à dématérialiser pour un syndic de copropriété ?
Voici les documents que tout syndic doit absolument déposer sur l’extranet de la copropriété.
Documents relatifs à la gestion de l’immeuble
Les documents relatifs à la gestion de la copropriété qui peuvent être consultés par les copropriétaires sont :
- le règlement de copropriété ;
- la fiche synthétique de la copropriété ;
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- les diagnostics techniques en cours ;
- les contrats d’assurance de l’immeuble ;
- les contrats d’entretien et de maintenance des ascenseurs ou autres équipements ;
- les procès-verbaux des trois dernières AG ;
- le contrat de syndic en cours.
Documents relatifs au lot des copropriétaires
Par ailleurs, le syndic doit également dématérialiser des documents relatifs au lot des copropriétaires :
- le compte individuel du copropriétaire ;
- le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel ;
- le montant de la part du fonds de travaux copropriété ;
- les avis d’appel de fonds adressés aux copropriétaires sur les trois dernières années.
Quel est le rôle du syndic de copropriété en cas de travaux ?
Conformément à la loi de 1965, toute copropriété doit être pourvue d’un syndic, soit un représentant légal du syndicat des copropriétaires. Ce dernier joue le rôle de véritable chef d’orchestre, notamment en ce qui concerne les travaux dans les parties communes. Découvrons dans cet article le rôle que doit endosser le syndic en cas de travaux ainsi que ses responsabilités afférentes.
Pourquoi dématérialiser les documents de copropriété ?
Passer du papier au digital, c’est un pré-requis indispensable en 2024 !
Dématérialiser ses documents pour éviter les sanctions
Nous l’avons dit : il est obligatoire de fournir un extranet aux copropriétaires et au conseil syndical. Ce dernier doit comporter une liste minimale de documents électroniques.
Si le conseil syndical demande l’accès à une ou plusieurs de ces pièces électroniques, le syndic dispose d’un mois pour les fournir. Dans le cas contraire, “des pénalités seront imputées sur ses honoraires de base mentionnés dans le contrat”. Le montant de ces pénalités s’élève à un minimum de 15 euros par jour de retard.
Optimiser la gestion de la copropriété des gestionnaires de bien
Que vous soyez syndic de copropriété ou gestionnaire de biens, l’administratif occupe une place importante dans votre quotidien. Pour vous dégager du temps et améliorer votre productivité, dématérialisez vos documents et bénéficiez :
- d’une réduction des risques liés au stockage physique des documents ;
- d’un accès rapide aux informations clés grâce à un archivage efficace.
Simplifier la vie en copropriété des copropriétaires
Pour les copropriétaires aussi, c’est tout bénéfice ! La dématérialisation des documents de la copropriété leur permettent :
- de consulter à tout moment, et n’importe où les fichiers de leur choix ;
- de s’impliquer davantage dans les prises de décision grâce à une compréhension simplifiée des processus de gestion de la copropriété.
Quelles solutions pour dématérialiser les documents des syndics de copropriété ?
Il existe encore peu de solutions pour optimiser la gestion des copropriétés.
La solution par défaut
D’après l’article 64-2 du décret n° 67- 223 du 17 mars 1967, on trouve deux solutions pour dématérialiser les documents et échanges de la copropriété :
- la lettre recommandée électronique ;
- un logiciel de gestion de la copropriété ou une plateforme spécialement conçue par un prestataire externe permettant de fluidifier les processus grâce à la digitalisation des pratiques.
La solution Genius
La deuxième option, c’est justement ce que propose Genius ! En effet, nous avons développé une plateforme qui permet de centraliser toutes les informations de votre copropriété (données techniques, documents administratifs ou légaux, etc.). Besoin de dématérialiser les documents de la copropriété et d’y donner accès à toutes les parties prenantes impliquées ? On s’en occupe !
Cerise sur le gâteau ? Posez n’importe quelle question liée à la réglementation ou à la conformité de vos documents dématérialisés : notre assistant IA vous répond en un clin d’œil (et sans se tromper 😉).
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